Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

2. Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten (z. B. Namen, Adressen)
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail, Telefonnummern)
• Inhaltsdaten (z. B. Eingaben in Formularen, Chatverläufe)
• Nutzungsdaten (z. B. besuchte Seiten, Zugriffszeiten, Interessen)
• Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. Geräte-Informationen, IP-Adressen)
• Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie)
• Sprachdaten (z. B. Sprachaufnahmen bei Voice-AI-Interaktionen)

Kategorien betroffener Personen

• Interessenten und potenzielle Kunden
• Kunden und Geschäftspartner
• Websitebesucher und Nutzer der KI-Dienste
• Newsletter-Abonnenten
• Kommunikationspartner

Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung der Website und Gewährleistung ihrer Sicherheit
• Erbringung vertraglicher Leistungen und Kundenservice
• Kontaktanfragen und Kommunikation
• Reichweitenmessung und Webanalyse
• Direktmarketing und Newsletter-Versand
• KI-gestützte Kundeninteraktion (Chatbot, Voice AI)
• Vertriebsoptimierung und CRM-Verwaltung
• Sicherheitsmaßnahmen und Betrugsprävention

3. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung. Nachfolgend informieren wir über die maßgeblichen Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Die betroffene Person hat ihre Einwilligung in die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben. Dies betrifft insbesondere den Einsatz von Analyse-Cookies, den Newsletter-Versand sowie die Nutzung von KI-Diensten.
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen. Dies umfasst die Erbringung unserer KI-Dienstleistungen, die Verwaltung von Kundenbeziehungen sowie die Rechnungsstellung.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt. Dies betrifft insbesondere steuerrechtliche und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen. Berechtigte Interessen umfassen insbesondere die Verbesserung und Optimierung unserer Dienste, IT-Sicherheit, Direktwerbung an Bestandskunden sowie die Webanalyse.

4. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere:

• Verschlüsselung: Die gesamte Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unserer Website erfolgt über TLS/SSL-Verschlüsselung (HTTPS). Ebenso werden gespeicherte Daten nach dem Stand der Technik verschlüsselt.
• Zugriffskontrolle: Der Zugang zu personenbezogenen Daten ist auf autorisierte Personen beschränkt und wird durch Authentifizierungsmechanismen und Zugriffsrechte gesteuert.
• Regelmäßige Sicherheitsprüfungen: Unsere Systeme und Prozesse werden regelmäßig auf Sicherheitslücken und Schwachstellen überprüft.
• Datensicherung: Regelmäßige Backups stellen die Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit der Daten sicher.
• Vertraulichkeit der Mitarbeiter: Alle Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

5. Internationale Datentransfers

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit und der Nutzung von Drittanbieterdiensten kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums zu übermitteln. Dies geschieht ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Wir stellen sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist durch:

• EU-US Data Privacy Framework (DPF): Für Übermittlungen an US-Dienstleister, die unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO.
• Standardvertragsklauseln (SCCs): Bei Übermittlungen in Drittländer ohne Angemessenheitsbeschluss verwenden wir die von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO als geeignete Garantie.
• Ergänzende Maßnahmen: Soweit erforderlich, ergreifen wir ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen, um den Schutz der übermittelten Daten sicherzustellen.

6. Datenspeicherung & Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen werden die Daten routinemäßig gelöscht oder gesperrt.

Es gelten insbesondere folgende gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

• 10 Jahre: Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Rechnungen und steuerrelevante Unterlagen (§ 147 Abs. 1 AO, § 257 Abs. 1 HGB)
• 8 Jahre: Aufzeichnungen und Unterlagen, die zur Besteuerung von Bedeutung sind, insbesondere bei laufenden Betriebsprüfungen (§ 147 AO)
• 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe, soweit sie für die Besteuerung relevant sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB)
• 3 Jahre: Reguläre Verjährungsfrist für vertragliche und gesetzliche Ansprüche (§§ 195, 199 BGB)

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht, sofern sie nicht mehr für die Vertragserfüllung oder -anbahnung erforderlich sind. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt der Löschung bleibt davon unberührt.

7. Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person stehen Ihnen gemäß DSGVO folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und eine Kopie der Daten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Vervollständigung oder Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Werden personenbezogene Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einlegen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart.

8. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die Ihr Browser beim erneuten Besuch der Website zurücksendet. Wir unterscheiden folgende Cookie-Kategorien:

Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website zwingend erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Sie dienen beispielsweise der Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen und der Sicherstellung der Website-Funktionalität. Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Analyse-Cookies

Diese Cookies ermöglichen es uns, die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und auszuwerten, um unser Angebot kontinuierlich zu verbessern. Die erhobenen Daten werden pseudonymisiert verarbeitet. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Marketing-Cookies

Marketing-Cookies werden verwendet, um Besuchern relevante Werbeanzeigen anzuzeigen. Diese Cookies erfassen Informationen über Ihr Surfverhalten, um Werbung zu personalisieren und deren Wirksamkeit zu messen. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Cookie-Einwilligungsverwaltung

Beim ersten Besuch unserer Website werden Sie über ein Cookie-Banner über den Einsatz von Cookies informiert und um Ihre Einwilligung gebeten. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit anpassen und erteilte Einwilligungen widerrufen. Technisch notwendige Cookies werden unabhängig von Ihrer Einwilligung gesetzt, da sie für den Betrieb der Website erforderlich sind.

9. KI-Verarbeitung

Im Rahmen unserer Dienstleistungen setzen wir KI-basierte Technologien ein, die personenbezogene Daten verarbeiten. Nachfolgend informieren wir über die einzelnen KI-Dienste:

KI-Chatbot (Chatbase / OpenAI)

Auf unserer Website und im Rahmen unserer Kundenlösungen setzen wir KI-Chatbots ein, die auf der Technologie von Chatbase und OpenAI basieren. Bei der Nutzung des Chatbots werden folgende Daten verarbeitet:

• Texteingaben und Chatverläufe
• Zeitpunkt und Dauer der Interaktion
• Technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Browser, Gerätetyp)
• Ggf. persönliche Angaben, die Sie im Chat übermitteln (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer)

Anbieter: Chatbase Inc., USA; OpenAI, L.P., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Voice AI (Retell AI / Fonio)

Wir nutzen Voice-AI-Technologien von Retell AI und Fonio für automatisierte Sprachinteraktionen. Bei der Nutzung der Voice AI werden folgende Daten verarbeitet:

• Sprachaufnahmen und deren Transkriptionen
• Telefonnummern (eingehend und ausgehend)
• Zeitpunkt, Dauer und Metadaten des Gesprächs
• Ggf. persönliche Angaben, die während des Gesprächs übermittelt werden

Anbieter: Retell AI Inc., USA; Fonio (CallOne GmbH), Berlin, Deutschland. Die Datenübermittlung an Retell AI in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Sprachaufnahmen werden nach der Verarbeitung gemäß den vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsfristen gelöscht. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

KI-Datenverarbeitungsgrundsätze

Bei allen KI-Verarbeitungen gelten folgende Grundsätze:

• Es findet kein automatisiertes Profiling mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung statt.
• Die übermittelten Daten werden von den KI-Anbietern nicht zum Training ihrer Modelle verwendet, sofern nicht gesondert eingewilligt.
• Mit allen KI-Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.
• Betroffene Personen werden vor der Interaktion über den Einsatz von KI-Technologie informiert.

10. Kontakt- und Anfrageverwaltung

Wenn Sie uns über unser Kontaktformular, per E-Mail, Telefon oder über andere Kommunikationswege kontaktieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Verarbeitete Daten umfassen insbesondere:

• Name und Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)
• Unternehmensinformationen (Firma, Position, Branche)
• Inhalt der Anfrage und Kommunikationsverlauf
• Angaben zu gewünschten Leistungen

Anfragen, die im Zusammenhang mit einem Vertrag stehen oder der vorvertraglichen Kommunikation dienen, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet. In allen übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der effektiven Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Ihre Anfragedaten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen.

11. Newsletter (HubSpot)

Wir bieten die Möglichkeit, unseren Newsletter zu abonnieren. Der Versand erfolgt über die Plattform HubSpot.

Double-Opt-In-Verfahren

Die Anmeldung zu unserem Newsletter erfolgt in einem sogenannten Double-Opt-In-Verfahren. Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Aktivierungslink. Erst nach Anklicken dieses Links wird Ihre E-Mail-Adresse in unseren Verteiler aufgenommen. Dieses Verfahren stellt sicher, dass nur Sie selbst sich mit Ihrer E-Mail-Adresse anmelden können.

Verarbeitete Daten

• E-Mail-Adresse (Pflichtangabe)
• Name (optional)
• Unternehmen (optional)
• Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung
• IP-Adresse zum Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung

Erfolgsmessung

Unsere Newsletter enthalten sogenannte Zählpixel und Tracking-Links. Damit können wir feststellen, ob und wann eine E-Mail geöffnet und welche Links angeklickt wurden. Diese Daten werden zur statistischen Auswertung und Optimierung des Newsletter-Inhalts verwendet.

Anbieter: HubSpot Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA. HubSpot ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen. In jedem Newsletter befindet sich ein Abmeldelink.

12. Onlinemarketing & Google Dienste

Wir nutzen verschiedene Google-Dienste für Webanalyse und Online-Marketing. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Google Analytics

Wir verwenden Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics nutzt Cookies, um eine Analyse der Nutzung unserer Website zu ermöglichen. Die erzeugten Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir setzen Google Analytics mit IP-Anonymisierung ein, sodass Ihre IP-Adresse innerhalb der EU gekürzt wird.

Google Ads & Conversion Tracking

Wir nutzen Google Ads zur Schaltung von Werbeanzeigen in den Google-Suchergebnissen und im Google-Werbenetzwerk. Mithilfe des Google Ads Conversion Trackings können wir erfassen, wie Nutzer nach dem Klick auf eine Anzeige mit unserer Website interagieren.

Google Tag Manager

Wir nutzen den Google Tag Manager, um Marketing- und Statistik-Tags effizient auf unserer Website einzubinden und zu verwalten. Der Google Tag Manager selbst setzt keine Cookies und erfasst keine personenbezogenen Daten. Er dient ausschließlich der Verwaltung anderer Tags.

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

13. Social Media

Wir unterhalten Onlinepräsenzen auf verschiedenen sozialen Netzwerken, um mit dort aktiven Kunden, Interessenten und Nutzern zu kommunizieren und über unsere Leistungen zu informieren.

Beim Aufruf unserer Social-Media-Profile verarbeiten die jeweiligen Plattformbetreiber personenbezogene Daten. Wir weisen darauf hin, dass die Daten der Nutzer außerhalb des Raumes der Europäischen Union verarbeitet werden können.

Instagram & Facebook (Meta)

Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Datenschutzerklärung: facebook.com/about/privacy. Meta Platforms Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

YouTube (Google)

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an einer effektiven Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

14. Webhosting (1&1 IONOS)

Unsere Website wird bei 1&1 IONOS SE gehostet. Beim Aufruf unserer Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erfasst, die Ihr Browser automatisch übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
• Übertragene Datenmenge
• HTTP-Statuscode

Anbieter: 1&1 IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Mit 1&1 IONOS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung der Server-Logfiles erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bereitstellung und Sicherheit unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Server-Logfiles werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

15. Änderung und Aktualisierung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen und dem tatsächlichen Umfang unserer Datenverarbeitung anzupassen. Dies gilt insbesondere bei Einführung neuer Dienste oder Technologien.

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig aufzurufen, um sich über den aktuellen Stand zu informieren. Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte betreffen oder eine erneute Einwilligung erfordern, werden wir Sie gesondert informieren.